Prezados(as) Amigos(as)!!!


O objetivo deste manual é demonstrar como utilizar no sistema os recursos disponíveis para controle das despesas fixas através de provisões.

As provisões são documentos que não afetarão o módulo contábil e nem o módulo fiscal, pois isso só ocorrerá quando você transformar a provisão em despesa definitiva.


Para que isso seja possível é só seguir os passos abaixo:


1) Criar um tipo de documento específico para provisão, acessando:


Financeiro >> Contas à Pagar >> Tabelas >> Tipos de Documentos.

Exemplo: 99 - Provisões


2) Criar um tipo de cobrança específico para provisão, acessando:


Financeiro >> Contas à Pagar >> Tabelas >> Tipos de Cobrança.

Siga o exemplo da imagem abaixo:




3) Criar as despesas fixas:

As despesas fixas são todas aquelas que você pode provisionar informando um determinado valor e depois convertê-las em despesas definitivas, exemplo: Todo mês tem-se uma despesa de energia elétrica no valor de R$1.000,00. Você criará a provisão dessa despesa fixa e ficará no aguardo da fatura definitiva. Assim que chegar a fatura você irá converter a provisão em documento definitivo que explicaremos mais adiante.


Para criar a despesa fixa, acesse:


Financeiro >> Contas à Pagar >> Manutenções >> Despesas Fixas:



Código                 : Informe o código para a despesa fixa, exemplo, 1 ;

Fornecedores       : Informe o código do fornecedor desta despesa fixa ;

Dia Vencimento    : Informe o dia correto ou dia aproximado desta despesa fixa, exemplo, 10 ;

Valor                    : Informe o valor correto ou aproximado desta despesa fixa, exemplo, 1.000,00 ;

Tipo de Cobrança  : Informe o tipo de cobrança criado especificamente para para as provisões, exemplo, 99-Provisão ;

Tipo de Documento:Informe o tipo de documento criado especificamente para para as provisões, exemplo, 99-Provisão ; 

Código da Despesa: Informe o código do módulo de despesas e receita. O referido código deverá ser criado em: Financeiro >> Despesas/Receitas >> Tabelas >> Manutenção >> Despesas / Receitas. Veja o exemplo abaixo:




4) Gerando as provisões no contas à pagar:

Você poderá gerar as despesas fixas para quantos meses desejar, exemplo, três meses, seis meses, doze meses. Tudo dependerá do seu planejamento.

Para tanto siga os passos abaixo:


Acesse: Financeiro >> Contas à Pagar >> Movimentações >> Geração Despesas Fixas


 

No exemplo acima pretendemos gerar as provisões para o mês 11/2015 até o mês 11/2016.


No campo "Ação", utilize "Atualizar" para gerar ou corrigir os valores das provisões ou "Excluir" para excluir do contas a pagar todas as provisões.

Clique no botão "Pesquisar" para que o sistema carregue todas suas despesas fixas cadastradas, selecione todas as despesas fixas ou apenas as despesas fixas desejadas acionando o campo "Sel." e finalize a operação clicando em "ENVIAR".

Após gerar as provisões, liste o relatório de previsão de pagamentos para ver se todas elas estão no seu contas à pagar. Para tanto, acesse: Acesse: Financeiro >> Contas à Pagar >> Relatórios >> Títulos >> Previsão de Pagamentos.


5) Transformando as provisões em despesas definitivas.

Estamos no momento onde você provisionou, por exemplo, energia elétrica no valor de R$1.000,00 e sua fatura chegou no valor de R$950,00.

Você irá transformar a provisão em despesa definitiva e caso seja necessário, ajustar o valor da sua provisão. Essa movimentação irá gerar contabilidade e escrita fiscal, pois deixa de ser provisão e passa a ser uma apropriação normal no contas a pagar.

Para tanto, acesse: Financeiro >> Contas à Pagar >> Movimentações >> Conversão Provisão para Documento.



Ao acessar este programa, informe o código do fornecedor referente à sua provisão e aguarde o sistema carregar todas as provisões pendentes conforme tela abaixo:


Selecione o documento referente ao vencimento da fatura definitiva e pressione "ENTER".



Ajuste os campo destacados em vermelho na tela acima e siga para as próximas telas que serão exatamente as telas de entrada manual do contas a pagar. Ao término das informações que serão geradas no contas a pagar o sistema emitirá a mensagem de alerta "Altera valor de titulos pendentes?:

Se for informado "S", o programa ajustará todas as provisões pendentes com base no valor informado na conversão da provisão em despesa definitiva, ou seja, todas as provisões ainda pendentes serão alteradas de R$1.000,00 para R$950,00.

Além de alterar as provisões pendentes você terá a opção, também, de alterar o cadastro da despesa fixa, respondendo ao alerta de "Altera valor da despesa fixa?:"


Com esses procedimentos você terá no seu contas a pagar todas as suas provisões e cada uma delas serão transformadas em documentos definitivos conforme as notas/faturas forem entregues.


Forte abraço.